Procedimiento de Contratación de Personal #
Código: TH-PR-003
Versión: 1
Fecha: 02/06/2026
1. Objetivo #
Establecer los lineamientos, criterios y controles para formalizar la vinculación del talento humano en el Holding, asegurando el cumplimiento legal, la idoneidad y el correcto ajuste técnico, conductual y cultural del nuevo colaborador a la organización.
2. Alcance #
Este procedimiento aplica a todos los procesos, áreas y niveles jerárquicos del Holding. Inicia desde la aceptación formal de las condiciones contractuales por parte del candidato seleccionado, abarca la verificación de confiabilidad, la estructuración jurídica del contrato y la gestión de herramientas tecnológicas, y finaliza con la entrega del colaborador al proceso de inducción y onboarding.
3. Responsables #
| Responsable | Función |
|---|---|
| Gerencia de Talento Humano y Arquitectura Organizacional (GTH y AO) | Lidera y supervisa el proceso de contratación, validación documental y coordinación general de la vinculación. |
| Generalista de Talento Humano | Ejecuta la gestión operativa del proceso, solicitud de documentos, seguimiento y coordinación con las áreas involucradas. |
| Área Legal | Verifica antecedentes, revisa documentación y elabora o valida el contrato laboral y sus anexos. |
| CEO | Aprueba la contratación y participa en la validación final del contrato cuando corresponda. |
| Profesional IT | Gestiona la creación de credenciales, accesos y herramientas tecnológicas necesarias para el cargo. |
4. Glosario #
| Término | Definición |
|---|---|
| Antecedente judicial | Constancia oficial de que una persona ha sido condenada con sentencia firme por un delito. |
| Contrato | Acuerdo legal mediante el cual una persona se compromete a prestar sus servicios personales a un empleador, bajo su dirección o subordinación, a cambio de una remuneración. |
| Credenciales | Conjunto de identificadores o accesos únicos que verifican la identidad del colaborador y le permiten ingresar a sistemas, herramientas y dispositivos. |
| Selección | Proceso que se lleva a cabo para la elección de la persona más idónea para un cargo. |
5. Actividades del proceso #
5.1 Contratación de personal #
El proceso inicia una vez el candidato seleccionado acepta formalmente las condiciones contractuales propuestas.
| Actividad | Descripción | Responsable | Registro / Formato |
|---|---|---|---|
| Solicitar documentación | Solicitar al candidato la documentación requerida para la contratación, de acuerdo con la lista definida por Talento Humano. | Generalista de T.H. | TH-FR-012 |
| Verificar documentación e información | Verificar la información suministrada por el candidato y validar antecedentes ante policía, contraloría, procuraduría u otras fuentes que permitan confirmar su idoneidad y confiabilidad.
Los resultados de esta verificación deben anexarse al formato correspondiente. |
GTH y AO / Generalista de T.H. / Legal | TH-FR-004 |
| Validar confiabilidad del candidato | Con base en la verificación documental y legal:
|
GTH y AO / Generalista de T.H. / Legal | TH-FR-004 |
| Consolidar documentación para aprobación | Consolidar la documentación del candidato junto con el contrato para someter la contratación a aprobación del CEO. | GTH y AO / Generalista de T.H. / Legal | Correo / TH-FR-005 |
| Compartir contrato con anexos al candidato | Enviar al candidato el contrato laboral con sus respectivos anexos, incluyendo la propuesta contractual y KPIs aplicables, para revisión y firma. | GTH y AO / Generalista de T.H. / Legal | Correo / TH-FR-005 |
| Gestionar ajustes contractuales | Revisar observaciones del candidato y, en caso de ser necesario, realizar ajustes a las cláusulas contractuales.
|
GTH y AO / CEO / Legal | N/A |
| Crear carpeta del empleado | Crear y organizar la carpeta del colaborador con los siguientes apartados:
|
GTH y AO / CEO | Correo |
| Solicitar creación de credenciales y accesos | Solicitar al área IT la creación de credenciales, accesos a Next Cloud, ClickUp y demás software, equipos o herramientas requeridas para desempeñar el cargo. | GTH y AO / Generalista de T.H. / IT | Correo |
| Informar fecha de ingreso | Informar al jefe del área o proceso correspondiente y al área contable la fecha en que el nuevo colaborador se incorporará laboralmente. | GTH y AO / Generalista de T.H. | Correo |
| Iniciar onboarding | Dar inicio formal al proceso de inducción y onboarding del nuevo colaborador. | GTH y AO | N/A |
6. ANS del proceso #
| Actividad | Tiempo comprometido |
|---|---|
| Recepción de documentos | 2 días hábiles |
| Verificación por parte de Legal en listas restrictivas | 1 día hábil |
| Elaboración de contrato por parte de Legal | 2 días hábiles |
| Firma y ajustes del contrato | 2 días hábiles |
| Creación de accesos por parte de IT | 1 día hábil |
| Inicio de onboarding | 2 días hábiles |
7. Formatos relacionados #
| Código | Documento |
|---|---|
| TH-FR-004 | Verificación de Información de Candidatos |
| TH-FR-005 | Presentación Oferta Contractual Candidatos |
| TH-FR-012 | Lista de Documentación del Empleado |
8. Control de cambios #
| Versión | Fecha | Cambio | Responsable |
|---|---|---|---|
| 1 | 02/06/2026 | Creación del documento | GTH y AO |
