Procedimiento de Inducción y Reinducción de Empleados #
Código: TH-PR-004
Versión: 1
Fecha: 03/06/2026
1. Objetivo #
Definir y estandarizar las etapas de incorporación, adaptación, formación en el puesto, evaluación de desempeño y toma de decisiones contractuales para el personal contratado dentro del Holding.
2. Alcance #
Este procedimiento aplica desde la confirmación de la contratación laboral y la reunión de bienvenida, abarcando el flujo automatizado de inducción, los seguimientos periódicos, la evaluación de desempeño y revisión de KPIs, hasta la disposición final sobre continuidad, nuevas condiciones contractuales y asignación del plan de trabajo de la nueva etapa.
3. Responsables #
| Responsable | Función |
|---|---|
| Gerencia de Talento Humano y Arquitectura Organizacional (GTH y AO) | Lidera y supervisa el proceso de inducción, reinducción, seguimiento y evaluación del colaborador. |
| Generalista de Talento Humano | Ejecuta y acompaña la gestión operativa de la inducción, reinducción, seguimientos y documentación asociada. |
| Jefes de Área | Participan en el seguimiento del colaborador, evaluación de KPIs, cierre de brechas y definición de planes de trabajo. |
| IT | Gestiona accesos, credenciales y configuración de herramientas tecnológicas requeridas para el rol. |
| CEO | Participa en decisiones relacionadas con continuidad, nuevas condiciones y lineamientos estratégicos cuando aplique. |
| Legal | Participa en la formalización de nuevas condiciones contractuales cuando corresponda. |
4. Glosario #
| Término | Definición |
|---|---|
| Credenciales | Conjunto de identificadores o accesos únicos que verifican la identidad y otorgan permiso para ingresar a sistemas, herramientas o dispositivos. |
| Desempeño | Comportamiento orientado a obtener un resultado. |
| Filtro Contractual | Punto de control operativo donde se analiza la continuidad o terminación del vínculo laboral con base en evidencias de desempeño y KPIs. |
| Inducción | Proceso estructurado de bienvenida, capacitación y adaptación que recibe un nuevo empleado para integrarse a la cultura, políticas y funciones de su puesto. |
| KPI | Medida cuantificable utilizada para evaluar la eficacia y el éxito de un proceso, proyecto o función. |
| Onboarding | Programa estructurado para integrar, orientar y capacitar a un nuevo empleado desde su primer día de trabajo. |
| Reinducción | Proceso mediante el cual la organización reorienta y actualiza a sus empleados en temas clave para el desarrollo de sus responsabilidades. |
5. Actividades del proceso #
5.1 Inducción de nuevos empleados #
La inducción inicia una vez se confirma la contratación del colaborador y tiene como finalidad garantizar su incorporación efectiva al Holding, la comprensión del rol, el acceso a herramientas y el seguimiento inicial de desempeño.
| Actividad | Descripción | Responsable | Registro / Formato |
|---|---|---|---|
| Realizar reunión de bienvenida | Realizar la reunión inicial de bienvenida y entregar el manual de funciones del cargo. | GTH y AO / Generalista de T.H. | Calendario |
| Entregar credenciales de acceso | Entregar al colaborador las credenciales necesarias para acceder a ClickUp, Nextcloud, CRM, redes sociales y demás herramientas aplicables al rol. | GTH y AO / Generalista de T.H. / IT | Correo |
| Configurar accesos a herramientas | Configurar accesos a las plataformas, herramientas y sistemas definidos para el cargo. | IT | Correo |
| Ingresar al flujo de automatización | Incorporar al colaborador al flujo automatizado de inducción, que incluye como mínimo:
|
GTH y AO / Generalista de T.H. | Correo / TH-FR-013 |
| Seguimiento de primera semana | Realizar una reunión de seguimiento para verificar la comprensión inicial de las funciones del cargo y validar el acceso a herramientas. | GTH y AO / Generalista de T.H. / Jefe de Área | Calendario / Correo / TDB-TH |
| Seguimiento de 15 días | Realizar una reunión de seguimiento para revisar avances en el cargo y detectar o resolver bloqueos operativos. | GTH y AO / Generalista de T.H. / Jefe de Área | Calendario / Correo / TDB-TH |
| Seguimientos mensuales | Realizar seguimiento durante el 1er, 2do y 3er mes para revisar el cumplimiento de KPIs y la adaptación al rol. | GTH y AO / Jefe de Área | Calendario / Correo / TDB-TH |
| Evaluar cumplimiento de KPIs | Revisar los KPIs definidos para el rol como base para la continuidad del proceso:
|
GTH y AO / Jefe de Área | TDB-Legal / Correo |
| Definir nuevas condiciones contractuales | En caso de ser necesario, definir nuevas condiciones contractuales para la siguiente etapa del colaborador:
|
GTH y AO / Jefe de Área / CEO / Legal | TDB-Legal |
| Definir plan de trabajo de nueva etapa | Establecer el plan de trabajo correspondiente a la nueva etapa contractual o de continuidad del colaborador. | GTH y AO / Jefe de Área | TDB-TH |
5.2 Reinducción #
La reinducción tiene como objetivo actualizar y reforzar conocimientos, prácticas, políticas o competencias en colaboradores ya vinculados, cuando existan cambios organizacionales, estratégicos o necesidades de refuerzo.
| Actividad | Descripción | Responsable | Registro / Formato |
|---|---|---|---|
| Diagnosticar necesidades o brechas | Identificar necesidades de reinducción a partir de:
|
GTH y AO / Generalista de T.H. / Jefe de Área / CEO | TDB |
| Estructurar plan de acción | Diseñar el plan de reinducción teniendo en cuenta:
|
GTH y AO / Generalista de T.H. / Jefe de Área | TDB |
| Socializar fechas de intervención | Comunicar al público definido las fechas y actividades del plan de reinducción. | GTH y AO / Generalista de T.H. | Correo |
| Ejecutar actividades definidas | Ejecutar el plan de acción definido desde SGC, Operación y/o Talento Humano y Arquitectura Organizacional. | GTH y AO / Generalista de T.H. / Jefe de Área | Calendario |
| Evaluar cierre de brechas | Evaluar los conocimientos o competencias impactadas por la intervención:
|
GTH y AO / Generalista de T.H. / Jefe de Área | Forms evaluativo / N/A |
| Evaluar impacto del plan | Evaluar el impacto general del plan de acción implementado y su efectividad sobre la necesidad detectada. | GTH y AO / Generalista de T.H. / Jefe de Área | TDB |
6. Recomendaciones y otras particularidades #
Con el fin de garantizar la efectividad de los procesos de inducción y reinducción, toda actividad de capacitación en la que participe el trabajador debe ser evaluada bajo dos enfoques:
6.1 Evaluación de conocimiento #
Se debe aplicar una prueba de apropiación de contenidos. La calificación mínima requerida para aprobar es del 80%.
6.2 Evaluación de competencias / cierre de brechas #
El Jefe de Área o Proceso debe emitir un informe que evidencie el desarrollo de la competencia trabajada, ya sea mediante un entregable técnico o a través de la observación directa del desempeño del colaborador en sus tareas cotidianas.
6.3 Evaluación de percepción del colaborador #
Al cierre de cada proceso de inducción o reinducción, se debe evaluar la percepción del trabajador con el fin de identificar oportunidades de mejora en los programas de Talento Humano y Arquitectura Organizacional.
6.4 Acompañamiento directo a la adaptación #
Se debe ejecutar un acompañamiento directo que permita formalizar la adaptación al cargo y cerrar adecuadamente la etapa de ingreso, dejando evidencia de que el colaborador cuenta con claridad sobre sus responsabilidades, herramientas tecnológicas y conocimientos indispensables para desempeñar su función.
7. Formatos relacionados #
El documento fuente no detalla formatos específicos en esta sección, aunque dentro del flujo se mencionan registros como TH-FR-013, TDB-TH y TDB-Legal. Si quieres, en una segunda pasada puedo ayudarte a dejar esta sección normalizada para que quede consistente con los demás procedimientos.
8. Control de cambios #
| Versión | Fecha | Cambio | Responsable |
|---|---|---|---|
| 1 | 03/06/2026 | Creación del documento | GTH y AO |
