INTRODUCCIÓN #

Nextcloud es la plataforma oficial de gestión documental para el holding TGGB (Trading Global Golden Basquet). Permite a cada colaborador acceder, editar y sincronizar archivos desde cualquier lugar del mundo, ya sea mediante navegador web o la aplicación de escritorio. Esta guía explica de forma clara todo lo que necesita el usuario final para operar correctamente.

REQUISITOS DEL SISTEMA #

• Sistema operativo: Windows 10/11, macOS o Linux.
• Conexión a internet estable: mínimo 10 Mbps.
• Credenciales de acceso: usuario y contraseña suministrados por el área de IT.
• Espacio en disco: suficiente para sincronizar los archivos requeridos por su empresa y área.
• Cliente de escritorio instalado: Nextcloud Desktop Client.

INSTALACIÓN DEL CLIENTE DE ESCRITORIO #

1. Descargue el instalador desde la página oficial: https://nextcloud.com/install/#install-clients
2. Ejecute el instalador y siga los pasos del asistente.
3. Una vez instalado, abra la aplicación Nextcloud Desktop.

CONFIGURACIÓN INICIAL DEL CLIENTE #

1. En la ventana de bienvenida seleccione «Iniciar sesión».
2. Ingrese la URL del servidor del holding (proporcionada por IT).
3. Escriba sus credenciales personales.
4. Elija si desea sincronizar:
   • Toda su cuenta, o
   • Carpetas específicas.
5. Finalice la configuración y permita que el cliente inicie la sincronización inicial.

USO DEL CLIENTE DE ESCRITORIO #

• 🗂️ Una vez instalado, tendrá una carpeta local llamada Nextcloud.
• 📤 Arrastre archivos dentro de esa carpeta para sincronizarlos.
• 📥 Todos los archivos que lleguen desde la nube se descargarán automáticamente en esa misma carpeta.
• Carpeta sincronizada en PC: Se crea una carpeta local llamada Nextcloud que replica su estructura del servidor.
• Arrastrar y soltar archivos: Todo lo que coloque dentro de esta carpeta se sincronizará automáticamente.
• Iconos de estado:
  • ✓ Verde: archivo sincronizado correctamente.
  • ↻ Azul: sincronizando.
  • ! Rojo: error al sincronizar.

GESTIÓN DE DOCUMENTOS EN LA NUBE #

• Puede acceder a los mismos archivos desde el navegador web ingresando a la URL del servidor.
• La edición en línea depende del tipo de archivo y de las apps instaladas (ej. OnlyOffice, Collabora).
• El usuario debe seguir la estructura definida para su empresa y área.

BUENAS PRÁCTICAS DE TRABAJO #

• 📁 Respete la estructura oficial de carpetas definida por el holding para evitar errores o desorganización.
• ✏️ Evite renombrar carpetas madre asignadas por IT, ya que puede afectar los accesos de otros usuarios.
• 🔤 Use nombres descriptivos en archivos y carpetas sin caracteres especiales como / * ? < >.
• 📦 Evite archivos demasiado pesados cuando existan alternativas comprimidas o versiones optimizadas.
• 🔄 Evite trabajar fuera de la carpeta Nextcloud. Todo archivo que quiera sincronizar debe estar dentro de ella.
• 🧹 Limpie archivos obsoletos periódicamente para mantener el espacio organizado.

SINCRONIZACIÓN Y RESOLUCIÓN DE CONFLICTOS #

• 🔄 Estados de sincronización:
  • ✓ Verde: sincronizado.
  • 🔄 Azul: sincronizando.
  • ❗ Rojo: error.
• ⚠️ Conflictos de edición: ocurren cuando dos usuarios editan el mismo archivo al tiempo.
• Para evitarlos:
  • 👥 Use edición colaborativa en línea (OnlyOffice/Collabora).
  • 🕒 Coordine horarios cuando se trate de documentos delicados.
• Cuando aparezcan versiones en conflicto:
  • Compare ambas.
  • Conserve la correcta.
  • Elimine la innecesaria para evitar duplicados.

SEGURIDAD Y ACCESOS #

• 🔐 Proteja sus credenciales; nunca las comparta.
• 🚫 Los permisos están basados en grupos; si no ve una carpeta, probablemente no tiene permiso.
• ✉️ Solicite accesos adicionales por ClickUp o al correo designado.
• 🛡️ El sistema cifra las comunicaciones automáticamente, pero evite redes WiFi abiertas.

SINCRONIZACIÓN Y RESOLUCIÓN DE CONFLICTOS #

• Cuando dos usuarios modifican simultáneamente un archivo, Nextcloud puede crear archivos duplicados con etiquetas de conflicto.
• Para evitar esto:
  • Coordine trabajo colaborativo.
  • Utilice edición en línea cuando sea posible.
• Si aparece un archivo en conflicto, revise ambas versiones y conserve la correcta.

SEGURIDAD Y ACCESOS #

• Nunca comparta sus credenciales.
• El acceso a carpetas está definido por grupos del holding.
• Si necesita permisos adicionales, solicite soporte con IT.
• El cliente cifra la comunicación automáticamente.

SOPORTE Y SOLICITUDES #

Para cualquier inconveniente:

• Sincronización fallida.
• Accesos incorrectos.
• Carpetas que no aparecen.
• Errores del cliente.

Para cualquier asistencia sobre el uso debe comunicarse con el área responsable o solicitar soporte mediante ClickUp al colaborador asignado, o en su defecto al correo admin@tggbasquet.com.

CIERRE #

Esta guía proporciona las bases esenciales para el uso correcto de Nextcloud dentro del holding TGGB. Siguiendo estos pasos, cada usuario podrá gestionar sus documentos de forma eficiente y segura, tanto desde la nube como desde su equipo local.