Objetivo #
Establecer un procedimiento claro para la aplicación de las normas de comunicación en videollamadas y reuniones virtuales, asegurando profesionalismo, trazabilidad y coherencia institucional en todos los equipos del holding.
Alcance #
– Directivos, mandos medios y personal operativo.
– Reuniones internas (entre áreas, equipos, proyectos).
– Reuniones externas (con proveedores, clientes, socios estratégicos).
– Plataformas oficiales de videoconferencia: Zoom, Google Meet, Teams, OpenPhone/CRM.
Responsables #
– Moderador/Interlocutor designado: abre, conduce y cierra la reunión.
– Participantes: cumplen las normas establecidas.
– Área de TI/Soporte: asegura configuración técnica (fondos, grabaciones, almacenamiento).
– Área de Secretaría Ejecutiva / Oficina del CEO: guarda los registros y valida que las actas estén en repositorio institucional.
Procedimiento de aplicación #
4.1 Antes de la reunión #
- Convocatoria: enviar agenda mínima con 24h de anticipación.
2. Designación de interlocutor: se comunica en la convocatoria quién moderará.
3. Configuración técnica:
– Probar cámara y micrófono.
– Revisar fondo virtual institucional (logo o espacio laboral).
– Confirmar acceso a la plataforma de grabación.
4. Registro previo: confirmar en el calendario institucional (Google Calendar/Notion).
4.2 Durante la reunión #
- Inicio formal: el moderador da la bienvenida, presenta el objetivo y recuerda las normas.
2. Control de participación: levantar la mano para intervenir.
3. Disciplina en comunicación:
– Cámara encendida.
– Micrófonos apagados salvo intervención.
– Respetar turnos.
4. Tiempo límite: 15 minutos en reuniones operativas (estratégicas con agenda extendida).
5. Grabación obligatoria: iniciar y verificar que quede en repositorio.
4.3 Después de la reunión #
- Cierre formal: moderador resume acuerdos y designa responsables.
2. Acta ejecutiva: emitir resumen en un plazo máximo de 24h.
3. Almacenamiento: guardar video + acta en repositorio oficial (Notion/Drive/CRM).
4. Seguimiento: los acuerdos se cargan al tablero de control (Notion/ClickUp).
Protocolos especiales #
– Reuniones con proveedores o clientes:
– Siempre debe estar presente un introductor institucional (ejemplo: CEO, Director de Área o Project Manager).
– No se permiten reuniones directas sin esa figura.
– Grabaciones:
– Archivar en carpeta centralizada con nomenclatura:
AÑO-MES-DÍA_NombreProyecto_Tema_Reunion.mp4
– Fondos virtuales:
– Proporcionados por el área de TI.
– No se permite usar fondos personalizados o informales.
Control y auditoría #
– Cumplimiento: revisado mensualmente por Secretaría Ejecutiva.
– Incumplimiento:
– Primer caso: advertencia escrita.
– Segundo caso: reporte al área directiva.
– Reiteración: exclusión temporal de reuniones o sanción interna.
Herramientas de soporte #
– Plataformas: Zoom, Google Meet, Teams, OpenPhone.
– Repositorios: Google Drive, Notion, CRM corporativo.
– Integraciones:
– OpenPhone → CRM + Zapier + Notion.
– Grabaciones → sincronización automática con Drive/Notion.