PROPOSITO #
Promover una cultura digital responsable, eficiente y alineada con los objetivos de la organización. Cada herramienta tiene un propósito, una estructura y una forma correcta de uso. Este documento busca que cada profesional entienda el “por qué” detrás de la tecnología que usa, y cómo su uso adecuado mejora el flujo de trabajo, reduce errores y fortalece la colaboración.
“La cultura digital de una empresa no se mide por la cantidad de herramientas que usa, sino por el nivel de compromiso de las personas que las hacen funcionar.”
Cada colaborador o profesional es un eslabón en la cadena tecnológica.
Una acción individual —como registrar una venta, crear una tarea o enviar un correo con claridad— puede marcar la diferencia entre el caos y la excelencia operativa.
La meta es lograr una empresa tecnológicamente madura, donde la información fluya una sola vez, cada proceso esté respaldado por datos reales y el trabajo en equipo se base en orden, comunicación y responsabilidad.
- Responsabilidad: Usar los sistemas, correos y plataformas de forma consciente, evitando el mal uso, la sobrecarga innecesaria o la manipulación indebida de la información.
- Integridad: No alterar, duplicar ni borrar información sin autorización. Cada dato en nuestros sistemas tiene valor y repercusión.
- Colaboración: La tecnología es una red, no una isla. Toda acción debe facilitar el trabajo de otros, no complicarlo.
- Transparencia: Toda actividad registrada debe reflejar la realidad operativa, sin omisiones ni atajos. Si no está en el sistema, no existe oficialmente.
- Eficiencia: Aprovechar las herramientas disponibles para automatizar, optimizar y reducir reprocesos. Evitar tareas manuales o paralelas fuera de los entornos oficiales.
- Confidencialidad y seguridad: Resguardar accesos, contraseñas y datos sensibles. La seguridad digital es responsabilidad de todos, no solo del área técnica.
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ODOO 17 COMMUNITY #
El corazón operativo del negocio
Odoo no es un sistema más: es el ERP (Enterprise Resource Planning) que centraliza la operación de la empresa. Su función es integrar información, automatizar procesos y reducir tareas manuales repetitivas.
🔍 Criterio de uso
Todo proceso que afecte finanzas, inventario, clientes, ventas, compras, contabilidad o proyectos debe registrarse en Odoo.
Si no está en Odoo, no existe oficialmente.
⚠️ Punto de dolor común
Muchos equipos usan hojas de cálculo paralelas o documentos externos. Esto fragmenta la información, genera duplicidad de datos y errores de control.
Ejemplo: Un pedido registrado en Excel pero no en Odoo puede provocar que el área contable no lo facture o que logística no lo despache.
✅ Buenas prácticas
- Actualizar los registros en tiempo real, no al final del día.
- Evitar duplicar información fuera del sistema.
- Cada usuario debe conocer su módulo principal (Ventas, Compras, Inventario, etc.) y entender cómo sus acciones impactan en otros módulos.
- Documentar incidencias y reportarlas por el canal IT, no improvisar “soluciones temporales”.
💡 Concientización
Piensa en Odoo como el “cerebro” de la empresa. Si cada parte del cuerpo actúa sin comunicarse con el cerebro, el cuerpo falla. Así mismo, cuando operamos fuera del ERP, el negocio pierde sincronía.
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CLICKUP #
La brújula de la productividad y la colaboración
🎯 Propósito
ClickUp es la herramienta de gestión de tareas, procesos y comunicación estructurada. Permite visibilidad, trazabilidad y control sobre lo que hace cada área.
🔍 Criterio de uso
Toda actividad planificada o recurrente debe estar en ClickUp.
Si una tarea no está asignada, no tiene responsable ni fecha de entrega.
⚠️ Punto de dolor común
Los equipos suelen depender de mensajes sueltos, chats o conversaciones verbales que se pierden.
Ejemplo: Un requerimiento dado por WhatsApp o verbalmente puede olvidarse o malinterpretarse. En cambio, si se documenta en ClickUp, queda trazado y priorizado.
✅ Buenas prácticas
- Crear tareas claras, con descripción, prioridad y responsable.
- Usar los comentarios dentro de la tarea para seguimiento (no correos o chats externos).
- Actualizar estados (En curso, En revisión, Completada).
- Mantener reuniones cortas, pero basadas en el tablero de ClickUp, no en agendas improvisadas.
💡 Concientización
ClickUp no reemplaza la conversación humana, pero organiza la memoria colectiva del equipo. Lo que no está allí, no existe para el seguimiento. Es la diferencia entre trabajar en modo reactivo o en modo estratégico.
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CORREO ELECTRÓNICO #
El canal formal de comunicación corporativa
🎯 Propósito
El correo corporativo es un medio formal y verificable de comunicación interna y externa.
Debe usarse con criterio profesional, respeto y eficiencia.
🔍 Criterio de uso
El correo no es un chat ni un repositorio de archivos. Es un medio de comunicación estructurada y debe reflejar la imagen de la empresa.
⚠️ Punto de dolor común
Correos sin asunto, respuestas en cadena sin contexto o archivos pesados que bloquean bandejas.
Ejemplo: Un correo sin asunto o con adjuntos sin explicación puede generar retrasos, malentendidos y pérdida de trazabilidad.
✅ Buenas prácticas
- Usar asuntos claros y específicos: “Solicitud de compra – Área Marketing – 21/10”.
- Responder solo a los involucrados, evitando cadenas innecesarias.
- Mantener un tono profesional y respetuoso, incluso en momentos de tensión.
- No sustituir herramientas como ClickUp o Odoo con correos (“te envío por correo para que lo registres…”).
- Evitar adjuntar archivos pesados o repetitivos: usar enlaces a carpetas compartidas.
💡 Concientización
El correo electrónico es parte de la huella digital corporativa. Cada mensaje refleja el profesionalismo de quien lo envía y la cultura de la organización.
INTEGRACIÓN Y CULTURA DIGITAL #
🌱 Propósito
Fomentar una cultura digital donde cada herramienta tenga su rol definido, y todos los equipos trabajen conectados hacia un mismo objetivo.
⚙️ Ejemplo integrador
- El pedido del cliente se registra en Odoo.
- La tarea de seguimiento se crea en ClickUp.
- La confirmación formal se envía por correo corporativo.
Tres herramientas, un solo flujo, cero duplicaciones.
🚫 Errores comunes
- Usar ClickUp como chat informal.
- Duplicar información entre correo y ERP.
- No documentar tareas realizadas.
🧭 Principio guía
“La madurez tecnológica no se impone, se construye desde la disciplina y el ejemplo diario.”
CONCLUSIÓN – LA RESPONSABILIDAD DIGITAL COMO CULTURA #
Adoptar una cultura digital sólida es un acto de liderazgo individual y colectivo.
La empresa confía en cada colaborador para manejar sus recursos tecnológicos con criterio, integridad y sentido de pertenencia.
Cada usuario debe ser guardián del orden digital, protegiendo la información, respetando los procesos y promoviendo buenas prácticas.
“El verdadero progreso no está en tener más herramientas, sino en usarlas con propósito y responsabilidad.”